Will man eine Mail verschlüsseln braucht man dafür ein Programm welches die Mail verschlüsselt und einen Schlüssel um die Mail wieder zu entschlüsseln. Derjenige der die Mail entschlüsseln möchte braucht ebenfalls ein Programm zum Entschlüsseln. Diese kann er sich aus dem Web downloaden. Aber wie bekommt er den Schlüssel. Wird dieser auch per Mail übertragen, ist das Verschlüsselungssystem nichts wert. Das wäre, als wenn man den Code für einen Tresor von außen an die Tresortür anbringt und hofft, dass der Dieb nicht lesen kann. Große Firmen speichern für jeden Mittarbeiter einen Schlüssel in einem zentralen Speicher. Beim Verschlüsseln wird die Mail für jeden Mitarbeiter mit dessen eigenen Schlüssel verschlüsselt und dann an ihn versandt. Nur der Empfänger und der Absender haben jetzt einen Schlüssel für diese Mail. Kann man sich vorstellen wie einen sicheren Behälter, der so viele Türen hat, wie Empfänger in der Mail sind. Jeder bekommt nur seine Tür auf. Der Absender steckt die Informationen, Dateien und Anhänge durch seine Tür in die Mail und schlägt vor dem Versenden die Tür zur Email zu. Der Empfänger öffnet seine Tür und kann so die Informationen entnehmen bzw. lesen.